Forretningsbetingelser

Forretningsbetingelser, privatlivs- persondatapolitik for PM Revision registreret revisionsanpartsselskab

1. Aftale og aftaleparter

1.1 Disse forretningsbetingelser gælder for de erklærings-, rådgivnings-, og assistanceydelser, som PM Revision registreret revisionsanpartsselskab (efterfølgende PM) leverer til kunden.

1.2 Samarbejdsaftalen mellem kunden og PM er gældende når PM har modtaget materiale til løsning af aftalt opgave pr. mail, brev eller fysisk overlevering. Hvis kunden ønsker en anden samarbejdsaftale end gældende samarbejdsaftale, skal det ske ved skriftlig aftale inden opgaveløsningen påbegyndes af PM.

1.3 Kunden er forpligtet til at udlevere en kopi af gyldig billedlegitimation f.eks. i form af pas og kørekort, samt kopi af det offentlige sygesikringsbevis hvis PM anmoder herom. Hvis kunden er omfattet af reglerne for PEP (Politisk eksponerede personer), har Kunden pligt til at oplyse dette til PM.

2. PM Ydelser

2.1 Ydelserne kan omfatte såvel en enkeltstående som en løbende ydelse.

2.2 Samarbejdet omfatter følgende ydelser leveret af PM:

Årsrapporter:

  • Afgivelse af revisorerklæring om revision/udvidet gennemgang/review/ assistance med regnskabsopstilling samt assistance med udarbejdelse og opstilling af årsrapport
  • Indberetning af årsrapport i XBRL-format til Erhvervsstyrelsen
  • Assistance med udarbejdelse og opstilling af skatteopgørelser
  • Skatteberegning
  • Indberetning af selvangivelser samt evt. udbytter til SKAT via www.skat.dk

Bogføringsmæssig assistance:

  • Kontering og bogføring af bilag samt afstemning af bogholderi
  • Opgørelse og indberetning af moms
  • Lønbogholderi

 

Indkomst- og formueopgørelse:

  • Afgivelse af revisorerklæring om assistance med regnskabsopstilling samt assistance med udarbejdelse og opstilling af Indkomst- og formueopgørelse.

2.3 Yderligere arbejde som PM udfører som kunden ønsker efter særlige vilkår der ligger uden for denne samarbejdsaftale, skal være skriftlige.

2.4 Særligt for rådgivnings- og assistanceydelser må disse alene anvendes af kunden og kun til det mellem Kunden og PM aftalte eller forudsatte formål.

3. Bemanding og underleverandører

3.1 PM fastlægger bemandingen efter, hvad der er mest hensigtsmæssigt eller er nødvendiggjort efter omstændighederne.

3.2 PM kan alene med kundens samtykke antage underleverandører i forbindelse med levering af ydelserne.

3.3 Kunden kan rejse eventuelle krav mod PM, men ikke mod PM´s partnere og medarbejdere eller underleverandører og disses partnere og medarbejdere i relation til ydelserne og denne samarbejdsaftale. PM´s partnere, medarbejdere og underleverandører og disses partnere og medarbejdere har ret til at gøre denne bestemmelse gældende over for kunden.

4. Kundens assistance og forpligtelser

4.1 Kunden stiller de for ydelserne nødvendige oplysninger, assistance mv. til rådighed for PM.

4.2 Hvis kunden har politikker for køb af ydelser hos PM, er kunden ansvarlig for at indhente den fornødne forhåndsgodkendelse til at købe ydelserne.

4.3 Kunden udøver alle ledelsesfunktioner og træffer alle ledelsesbeslutninger, forbundet med ydelserne, herunder beslutninger om indberetninger til offentlige myndigheder.

4.4 Kunden skal på Dansk, efter PM´s anmodning, give eventuelle datterselskaber i lande uden for EU/EØS instruks om at tillade revisorerne i disse datterselskaber at udlevere dokumentation for den udførte revision til PM, medmindre dette strider mod lokal lovgivning mv. Kunden er gjort opmærksom på, at PM er forpligtet til på forlangende at udlevere denne dokumentation til relevante danske tilsynsmyndigheder.

4.5 Hvis Kunden er omfattet af reglerne for PEP, (Politisk eksponerede personer) har kunden pligt til at oplyse dette til PM.

5. PEP – Politisk eksponerede personer

PM er omfattet af hvidvaskloven og, skal dermed kunne afgøre, om deres kunder mv. er politisk eksponerede personer (PEP). PM skal derfor foretage skærpet overvågning af forretningsforbindelser med PEP’er.

Nedenfor omtales reglerne for Politisk eksponerede personer. Kunden har overfor PM til en hver tid pligt til at oplyse om kunden – er eller har været – omfattet om reglerne for Politisk eksponerede personer.

De nærmere regler herom fremgår af hvidvasklovens § 18.

5.1 Hvem er PEP?

Politisk eksponerede personer (PEP’er) er personer, der bestrider et særligt offentligt tillidshverv og som følge af dette kan være modtagelige for bestikkelse og anden korruption. Det er i samfundets interesse at forebygge, at dette sker, og skulle det ske, er det i samfundets interesse, at det opdages i tide og herefter foretage retsforfølgelse.

Finanstilsynet fører en liste over de personer, der er PEP i Danmark (HVL § 2, nr. 8). Listen baserer sig på indberetninger fra myndigheder og organisationer mv.

5.2 Nærtstående og nære samarbejdspartnere

Nærtstående og nære samarbejdspartnere skal ikke betragtes som PEP’er alene som følge af deres forbindelse til en PEP. Nærtstående og nære samarbejdspartnere skal dog identificeres, fordi de kan drage fordel af eller blive misbrugt i forbindelse med hvidvask mv.

Nærtstående

Definitionen af en nærtstående til en PEP følger af HVL § 2, nr. 6.

Nærtstående til en PEP omfatter:

  • Ægtefælle, registreret partner eller samlever
  • Børn og disses ægtefæller, registrerede partnere eller samlevere
  • Forældre.
  • Begrebet omfatter dermed ikke f.eks. søskende eller stedbørn og stedforældre.
  • Nære samarbejdspartnere

Definitionen af nære samarbejdspartnere til en PEP følger af HVL § 2, nr. 7.

Nære samarbejdspartnere til en PEP omfatter:

  • En fysisk person, som er reel ejer af en virksomhed eller anden form for juridisk person i fællesskab med en eller flere PEP’er.
  •  En fysisk person, der på anden måde har en nær forretningsforbindelse med en eller flere PEP’er, dette kan f.eks. være en samhandelspartner over en længere periode.
  • En fysisk person, som er den eneste reelle ejer af en virksomhed eller anden form for juridisk person, der udelukkende er oprettet til fordel for en PEP. Det betyder, at den fysiske person direkte eller indirekte kontrollerer alle ejerandelene eller stemmerettighederne mv.

En person, der deltager i bestyrelsesarbejde sammen med en PEP, vil ikke alene af den grund skulle anses for at være en nær samarbejdspartner.

En virksomhed skal behandle PEP’ers nærtstående og nære samarbejdspartnere efter samme regler som PEP’er. Derfor er den konkrete risikovurdering af en PEP også afgørende for, hvordan en virksomhed tilrettelægger kundekendskabsproceduren for PEP’ens nærtstående og nære samarbejdspartnere. Placeres en PEP i en kategori med begrænset risiko, skal PEP’ens nærtstående og nære samarbejdspartnere betragtes på samme måde, medmindre virksomhedens individuelle vurdering af de pågældende tilsiger andet.

6. Hvidvask modforanstaltninger

Kundeforholdet mellem kunden og PM er omfattet af hvidvasklovgivningen. Det indebærer, at PM:

  • indhenter oplysninger om identitets- og kontroloplysninger samt kopi af foreviste legitimationsdokumenter ved etablering af kundeforholdet.
  • indhenter dokumentation for og registreringer af transaktioner, der gennemføres som led i en forretningsforbindelse, eller en enkeltstående transaktion.
  • i tilfælde af mistanke om at kunden begår hvidvask, vil indhente dokumenter og registreringer vedrørende gennemførte undersøgelser.
  • anvender de indhentede oplysninger om kunden til at opfylde revisors forpligtelser efter hvidvaskloven og ikke til formål som fx markedsføringsformål.
  • kan videregive oplysninger til SØIK i tilfælde af mistanke om at kunden begår hvidvask,
  • giver kunden ret til indsigt i de registrerede oplysninger og
  • opbevarer oplysningerne, herunder legitimering, i mindst 5 år efter ophør af kundeforholdet.

7. Uafhængighed og interessekonflikter

7.1 PM er for en række ydelser underlagt uafhængigheds bestemmelser i revisorloven og standarder mv. Det er PM´s praksis at vurdere og kontrollere, om der foreligger uafhængigheds- og interessekonflikter inden PM påtager sig en sådan opgave. PM kan dog ikke garantere, at alle situationer, hvor der kan foreligge en konflikt straks afdækkes, men PM vil bestræbe sig derpå.

7.2 Kunden er forpligtet til, hvis denne bliver opmærksom på mulige interessekonflikter, som kan påvirke ydelsen, straks at gøre PM opmærksom herpå.

7.3 Hvis en interessekonflikt identificeres, og PM vurderer, at kundens interesse kan varetages tilstrækkeligt sikkert ved iværksættelse af relevante procedurer, vil PM drøfte sådanne procedurer med kunden.

8. Fortrolighed

8.1 PM og kunden har tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger vedrørende den anden parts forhold, så længe oplysningerne er af fortrolig karakter.

8.2 PM´s interne procedurer sikrer beskyttelse af kundens fortrolige oplysninger, som PM erhverver i forbindelse med kundeaftalen. PM s partnere, medarbejdere og underleverandører er underlagt tavshedspligt.

8.3 PM kan videregive fortrolige oplysninger til underleverandører, i det omfang dette er nødvendigt for dennes udførelse af opgaver for kunden.

8.4 Fortrolighedsforpligtelsen gælder under hensyntagen til regler, som pålægger oplysningspligt i forhold til revisortilsyn eller andre offentlige myndigheder. Fortrolige oplysninger må således videregives, i det omfang, at:

  • det er nødvendigt i forbindelse med kvalitetsstyring og –kontrol.
  • det følger af gældende lovgivning, eller
  •  bliver pålagt videregivelse af en kompetent myndighed.

Videregivelse skal dog begrænses til det omfang, som er nødvendigt for kvalitetsstyringen og –kontrollen, overholdelse af loven eller kendelsen.

8.5 Ydelserne (uanset medium) skal behandles fortroligt af kunden og må ikke videregives eller vises til tredjemand uden forudgående skriftligt samtykke fra PM. Kunden er ansvarlig over for PM for overtrædelse af denne bestemmelse fra kundens rådgiveres side.

9. Ansvarsbegrænsning

9.1 PM er ansvarlig over for kunden for ydelserne efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, som fremgår af denne samarbejdsaftale.

9.2 PM er ikke erstatningsansvarlig for tab, der kan henføres til, at det af kunden leverede materiale mv. er ukorrekt, unøjagtigt eller ufuldstændigt.

9.3 PM er ikke erstatningsansvarlig for indirekte tab og følgeskader, herunder driftstab, tidstab, avancetab, datatab, goodwilltab, omdømmetab mv.

9.4 For rådgivnings- og assistanceydelser er PM´s erstatningsansvar begrænset til et beløb, svarende til fem gange PM´s honorar (ekskl. moms) for en enkeltstående ydelse.

10. Opbevaring og destruktion af kundematerialer

10.1 Materiale modtaget fra kunder og revisors egne arbejdspapirer opbevares i min. 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår.

10.2 Slutprodukter som årsrapporter, revisionsprotokoller og skatteopgørelser udleveres løbende gennem aftaleperioden til kunden. Andre specifikationer og opgørelser udleveres kun hvis der foreligger skriftlig aftale.

PM kan således ikke gøres ansvarlig for kundens manglende opbevaring af disse produkter. PM opbevarer dog normalt sådanne produkter fra kundeforholdets begyndelse til kundeforholdets afslutning.

10.3 PM videregiver ikke personoplysninger til uvedkommende. Dog er PM i forbindelse med levering af ydelserne berettiget til at antage underdatabehandlere, beliggende såvel inden for som uden for EU/EØS, hvorfor underdatabehandlere kan tilgå oplysningerne på PM´s foranledning.

10.4 PM indsamler og opbevarer de personoplysninger om kunden, som er nødvendige af hensyn til lovgivningen og øvrige regler eller er nødvendige for at sikre, at kunden modtager en professionel og korrekt behandling. I det omfang PM efter kundens instruks yder regnskabsmæssig og/eller bogholderimæssig assistance, herunder opstilling af regnskaber, lønbehandling m.v. er PM databehandler på vegne af kunden, jf. afsnit om databehandleraftale.

10.5 Kunden kan altid gøre indsigelse mod og begrænse behandlingen af kundens data, herunder tilbagekalde et eventuelt samtykke. Kunden kan til enhver tid få indsigt i de data PM har indsamlet, ligesom kunden kan få rettet eller slettet data, som PM har indhentet. Dette skal ske i behørig hensyntagen til afsnit 10.1.

11. Elektronisk kommunikation mv.

11.1 PM og kunden accepterer brugen af elektronisk kommunikation (herunder e-mail, portalløsninger eller andet medium) og de hermed forbundne risici, herunder bl.a. at data kan gå tabt, at meddelelser kan blive forsinket i forhold til afsendelsestidspunktet, eller slet ikke leveres, eller kommer til uvedkommendes kendskab. Hver part er ansvarlig for at beskytte egne systemer og interesser i forbindelse med elektronisk kommunikation.

11.2 Det er PM´s politik at opretholde et højt sikkerhedsniveau omkring enhver kommunikation, hvad enten den er i brevform eller elektronisk, men PM kan dog ikke gøres ansvarlig for fejl, tab, virus, forsinkelse, ødelæggelse mv., som måtte opstå i forbindelse med eller være forårsaget af elektronisk kommunikation og information.

12. GDPR -Persondata

12.1 PM behandler, ved udførelse af opgaver, en række personoplysninger. Formålet med behandlingen er at kunne udføre aftalens ydelser. PM benytter ikke personoplysninger til andre formål.

12.2 PM videregiver ikke personoplysninger til uvedkommende.

13 Honorar og fakturering

13.1 Honorar for ydelserne fastsættes, i henhold til aftale. Moms er ikke inkluderet i honorarangivelsen.

13.2 Såfremt der ikke forligger en skriftlig honoraraftale vil honoraret blive beregnet på baggrund af medgået tid, herunder til transport/rejse, samt de til enhver tid gældende timesatser for de partnere og medarbejdere, der har udført arbejdet. Timesatser reguleres årligt.

13.3 PM kan fakturere løbende medmindre andet er aftalt. Ved for sen betaling forbeholdes ret til tilskrivning af renter som anført på fakturaerne samt rykkergebyrer iht. gældende lovgivning.

13.4 PM fremsender fakturaer elektronisk, medmindre andet aftales. Kunden skal oplyse PM den e-mailadresse, hvortil PM elektronisk skal sende fakturaer og kontoudtog.

13.4 Hvis informationsgrundlag ikke lever op til det forventede, kan der tillægges optil 50 % til tilbudspris uden at dette kan giv anledning til mangelindsigelse.

13.5 Ejerskab og overgang heraf til kunde kan alene ske efter fuld betaling for ydelse er modtaget.

14 Ophør af samarbejdsaftale

14.1 Kunden og PM kan til enhver tid opsige kundeaftalen skriftligt, medmindre andet er aftalt.

14.2 I tilfælde af at Samarbejdsaftalen bringes til ophør før dens ordinære udløb, er PM berettiget til honorar og betaling af omkostninger for de indtil da leverede ydelser og/eller ikke faktureret tidsforbrug samt påløbne omkostninger og udlæg.

14.3 Ved PM´s fratræden kan PM iht. Revisorloven være forpligtet til at afgive oplysninger til en tiltrædende revisor. Såfremt tiltrædende revisor kan ønske at få adgang til PM´s arbejdsdokumentation, kan dette udelukkende ske ved fremmøde på PM´s kontoradresse. Assistance i forbindelse hermed faktureres kunden iht. medgået tid. Det faktureret beløb skal være modtaget inden udlevering af materialet og PM skal have modtaget en erklæring der holder PM skadeløs.

14.4 Kundematerialet kan kun udleveres til kundens ledelse ved personligt fremmøde på PM´s kontoradresse.

15 Databehandleraftale for PM

15.1 I den udstrækning PM efter kundens instruktion yder regnskabsmæssig- og/eller bogholderimæssig assistance, herunder opstilling af regnskaber og/eller lønbehandling er PM databehandler på vegne af kunden. Det er PM der er databehandler. Kunden er dataansvarlige (Kunden). Tilsammen kaldet ”Parterne” hver for sig kaldet ”Part”.

15.2 Parterne har jf. samarbejdsaftalenaftalen indgået aftale om regnskabsmæssig- og/eller bogholderimæssig assistance, herunder opstilling af regnskaber og/eller lønbehandling, i det følgende kaldet Primæraftalen.

Primæraftalen indebærer, at PM skal behandle persondata for kunden, hvilket medfører at PM bliver databehandler og kunden dataansvarlig, hvorfor det er påkrævet at indgå denne databehandleraftale som er en del af denne samarbejdsaftale. Databehandleraftalen skal sikre, at PM til enhver tid overholder gældende persondataretlig lovgivning og gældende vejledninger herom.

15.3 PM og enhver, der udfører arbejde for PM, og som har adgang til kundens personoplysninger, må kun behandle personoplysningerne efter dokumenteret instruks fra kunden, medmindre det kræves i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret. Databehandleraftalen udgør den imellem parterne gældende bemyndigelse og instruks for behandling af persondata. PM må ved behandlingen af personoplysningerne anvende sædvanlige og nødvendige hjælpemidler.

15.4 Kunden kan altid skriftligt ændre eller præcisere databehandleraftalen som fremgår af denne samarbejdsaftale, herunder instruksen. Kunden bemyndiger således PM til at behandle følgende personoplysninger med henblik på, at den i pkt. 15.2 beskrevne primæraftale kan opfyldes:

Almindelige personoplysninger herunder: Navn, kontaktoplysninger, kontooplysninger på medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere.
Særlige/Følsomme oplysninger: Cpr.nr. på medarbejdere.

15.5 PM bemyndiges til at behandle persondata omhandlende følgende grupper:

Medarbejdere, kunder, samarbejdspartnere.

15.6. Ikrafttræden og ophør af Databehandleraftalen træder i kraft jf. 1.2. PM og dennes ansatte er forpligtet til at håndhæve og iagttage tavshedspligt, også efter databehandleraftalens ophør.

15.7 PM er forpligtet til at sikre de overdragne personoplysninger mod, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, ved at foretage passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger og således at et passende sikkerhedsniveau opnås. Dette sker under hensyntagen til karakteren af de personoplysninger, som PM behandler for kunden. PM sikrer personoplysningerne i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondataretlige lovgivning og bekendtgørelser, samt gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger således en passende sikkerhed opnås, jf. databeskyttelsesforordningen art. 32.

15.8 PM skal omgående underrette kunden, hvis en instruks efter PM´s mening er i strid med gældende persondataret eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. PM skal på forlangende skriftligt kunne dokumentere overfor kunden og relevante tilsynsmyndigheder, at PM overholder gældende persondataretlig lovgivning og databehandleraftalen. Dokumentationen skal kunne fremlægges for kunden uden ugrundet ophold, dog maksimalt 48 timer fra PM har modtaget anmodningen, medmindre andet skriftligt aftales parterne imellem. PM er forpligtet til at deltage i fysiske møder, hvis Kunden måtte fremsætte ønske herom, samt at stille sig til rådighed for kundens inspektion af PM’s lokaliteter, herunder inspektioner af underdatabehandlere.

15.9 Kunden såvel som PM er forpligtede til at samarbejde med tilsynsmyndigheden, og PM er ansvarlig for at sikre at evt. underdatabehandlere ligeledes samarbejder med tilsynsmyndigheden.

15.10 Ved brud på sikkerheden forstås, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den til enhver tid gældende persondataret.

16. Lovvalg og værneting

16.1 Denne samarbejdsaftale er underlagt dansk ret bortset fra de danske regler om lovvalg. Enhver uenighed eller tvist, der måtte opstå i forbindelse med samarbejdsaftalen og ydelserne, kan alene indbringes for de danske domstole.  Værneting er hjemsted for PM.